Definities
Met het gebruik van de KPN Zorg Messenger kunnen verschillende soorten mailberichten langskomen. Deze berichten zijn in drie groepen in te delen:
(1) reguliere e-mailberichten
(2) notificaties
(3) transcripten
Reguliere e-mails zijn berichten die als normaal binnenkomen in de mailclient. Notificaties zijn meldingen vanuit het KPN Zorg Messenger platform.
Transcripten zijn de omvorming van de conversaties in de KPN Zorg Messenger naar een e-mailbericht.
Uitgangsposities
Toepasbaarheid
De e-mail notificaties en templates zijn aan te passen in de bedrijfsinstellingen van de betreffende organisatie via de KPN Zorg Messenger.
Deze e-mail notificaties en templates zijn alleen van toepassing op de gebruiker binnen de eigen organisatie. De notificaties naar externe ontvangers toe zijn platformbreed en op dit moment niet per organisatie aanpasbaar. Voor externe gebruikers wordt gebruik gemaakt van de default templates. Deze zijn te zien in de bedrijfsinstellingen bij e-mail templates. Daar is het mogelijk om in de editor terug te gaan naar de beginwaarden en eventueel het voorbeeld te bekijken. Als u de default waarden niet zelf wilt gebruiken, klik dan vervolgens niet op ”Opslaan”.
Technisch onderscheid gesprekken
De KPN Zorg Messenger maakt technisch onderscheid tussen 1-op-1-gesprekken en groepsgesprekken.
Een 1-op-1 gesprek kan slechts met 1 andere ontvanger plaatsvinden.
Een groepsgesprek kan zowel met 1 andere ontvanger als met meerdere ontvangers plaatsvinden.
Als er via de mail een gesprek wordt aangemaakt zal dat technisch gezien altijd een groepsgesprek worden, zelfs als er maar een ontvanger in de conversatie zit. Het is echter nog steeds mogelijk om e-mails (transcripten) te ontvangen van 1-op-1 gesprekken die in de KPN Zorg Messenger zijn aangemaakt.
Non-fallback mechanisme
De e-mail templates maken geen gebruik van een fallback-mechanisme.
Dit is het best te illustreren aan de hand van een voorbeeld;
voor onder andere de notificatie ”Een gebruiker is uitgenodigd voor een groepsgesprek” bestaat er ook een notificatie ”Een gebruiker is uitgenodigd voor een groepsgesprek – Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld”.
Bij deze tweede notificatie wordt een gebruiker die nog geen wachtwoord heeft ingesteld hiervan op de hoogte gebracht. Op het moment dat deze tweede notificatie met wachtwoord-herinnering is uitgeschakeld, zullen gebruikers die hun wachtwoord nog niet hebben ingesteld deze notificatie überhaupt niet ontvangen;
er is in dat geval geen fallback naar de originele notificatie. Mocht de organisatie wel in alle gevallen de notificatie willen ontvangen (maar niet de wachtwoordherinnering), dan moeten beide notificaties worden ingeschakeld en de wachtwoordherinnering in de template-editor verwijderd worden.
Verzender/ontvanger
Alle templates in sectie 3 zijn aan het adres van de gebruiker die onder de eigen organisatie valt. Het kan echter zijn dat de notificatie getriggerd wordt door de gebruiker zelf, door een verzender die de gebruiker probeert te bereiken, of door het systeem zelf. In de tabellen wordt met een blauwe kleur aangegeven dat de ontvanger van de notificatie zelf de notificatie heeft getriggerd. Met de kleur rood wordt aangegeven dat een andere gebruiker de notificatie heeft getriggerd. Als laatste wordt de kleur groen gebruikt om aan te geven dat de notificatie door het systeem zelf wordt getriggerd.
E-mailtemplates
Het woord ”ontvanger” in de omschrijvingen duidt op de ontvanger van de betreffende notificatie. Dit kan zowel samenhangen met de originele verzender of ontvanger van een bericht.
Logo
Het is mogelijk om een eigen logo te gebruiken voor de notificaties vanuit de eigen organisatie.
Resolutie van het logo is maximaal 280×60. uploaden kan in .jpg of .png
1. E-mail hoofdlogo
Logo Met de knop ”Selecteer bestand” is het mogelijk een image file te uploaden dat wordt weergegeven als logo op elke notificatie vanuit de Zorg Messenger. Dit logo is het enige aspect van de notificaties dat zowel op interne, als externe, platformbrede notificaties wordt weergegeven.
Notificaties met betrekking tot validatie
Onderstaande notificaties hebben betrekking op het valideren van zowel extra e-mailadressen of mobiele nummers.
1. Valideer een extra e-mailadres
In het geval dat er een extra e-mailadres wordt toegevoegd aan een Zorg Messenger account, wordt er een notificatie gestuurd om het e-mailadres te valideren.
2. Valideer je mobiele nummer via een SMS-token
Bij accountregistratie met een mobiele telefoon, ontvangt men deze notificatie via de e-mail om met behulp van de ontvangen token het account te activeren. Op dit moment is deze functionaliteit nog niet beschikbaar in de Zorg Messenger.
3. Herinnering om je mobiele nummer te valideren
Herinnering voor het nog niet valideren van mobiele telefoonnummer. Zie bovenstaande notificatie. Op dit moment is deze functionaliteit nog niet beschikbaar in de Zorg Messenger.
Registratie
Onderstaande notificaties worden gebruikt in het registratieproces.
1. Stel wachtwoord in om registratie af te ronden
In het geval dat een nieuwe gebruiker zich zelf registreert via de Zorg Messenger, zal er een notificatie naar het betreffende e-mailadres gestuurd worden om de accountregistratie af te ronden door het instellen van een wachtwoord.
2. Iemand wil zich registeren, maar heeft al een account
In het geval dat een nieuwe gebruiker zich zelf probeert te registreren op de Zorg Messenger terwijl het betreffende e-mailadres al over een account beschikt, wordt deze notificatie uitgestuurd.
Uitnodigingen
Onderstaande notificaties hebben te maken met de uitnodigingen voor een Zorg Messenger account.
1. De uitnodiging is geweigerd
Als een gebruiker de uitnodiging voor de Zorg Messenger heeft geweigerd, ontvangt de verzender van deze uitnodiging deze notificatie.
2. Een bedrijfsbeheerder heeft een nieuwe gebruiker aangemaakt via de bedrijfsinstellingen
Wanneer de bedrijfsbeheerder van de organisatie een gebruiker via de bedrijfsinstellingen in de Zorg Messenger aanmaakt, ontvangt de nieuwe gebruiker de volgende notificatie om zijn wachtwoord in te stellen.
3. Herinnering om ontvangen uitnodiging te accepteren
Herinneringsnotificatie voor het accepteren (of afwijzen) van de uitnodiging voor een Zorg Messenger uitgestuurd door een al bestaande gebruiker.
4. Uitnodiging voor nieuwe gebruiker om zich te registreren
Notificatie die wordt uitgestuurd naar nieuwe gebruiker die is uitgenodigd door een al bestaande gebruiker.
5. De uitnodiging is verlopen
In het geval dat een bestaande gebruiker een nieuwe gebruiker uitnodigt en deze uitnodiging is verlopen, ontvangt de verzender van de uitnodiging deze notificatie.
1-op-1 gesprekken
Onderstaande notificaties zijn van toepassing op conversaties in de Zorg Messenger die technisch gezien een 1-op-1 gesprek zijn.
1. Er zijn nieuwe berichten in een 1-op-1 gesprek sinds laatste bezoek
Er zijn nieuwe berichten beschikbaar in een 1-op-1 gesprek sinds laatste bezoek. Met een interval kan aangegeven worden hoe vaak de ontvanger hiervan op de hoogte wil worden gesteld.
2. Er zijn nieuwe berichten in een 1-op-1 gesprek sinds laatste bezoek- Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld
Er zijn nieuwe berichten beschikbaar in een 1-op-1 gesprek sinds laatste bezoek. Met een interval kan aangegeven worden hoe vaak de ontvanger hiervan op de hoogte wil worden gesteld. De ontvanger heeft nog geen wachtwoord voor zijn KPN Zorg Messenger account ingesteld.
3. Een gebruiker is getagged in een bericht
Ontvanger is getagged in een 1-op-1 gesprek.
4. Een gebruiker is getagged in een bericht – Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld
Ontvanger is getagged in een 1-op-1 gesprek. De ontvanger heeft nog geen wachtwoord voor zijn KPN Zorg Messenger account ingesteld.
5. Een bericht is geliked
Een bericht is geliked in een 1-op-1 gesprek.
Groepsgesprekken
Onderstaande notificaties zijn van toepassing op conversaties in de Zorg Messenger die technisch gezien groepsgesprekken zijn.
1. Een gebruiker is uitgenodigd voor een groepsgesprek
Ontvanger is uitgenodigd voor een groepsgesprek.
2. Een gebruiker is uitgenodigd voor een groepsgesprek – Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld
Ontvanger is uitgenodigd voor een groepsgesprek. Ontvanger heeft geen wachtwoord ingesteld voor het KPN Zorg Messenger account.
3. Een nog niet geactiveerde gebruiker is toegevoegd aan een groepsgesprek
Ontvanger is toegevoegd aan een al bestaande conversatie en heeft nog geen account in de KPN Zorg Messenger.
4. Een gebruiker is verwijderd uit een groepsgesprek
De gebruiker is door de gesprekseigenaar verwijderd uit het groepsgesprek.
5. Een groepsgesprek is gesloten
Het groepsgesprek waar de gebruiker aan deelnam is gesloten en niet meer toegankelijk.
6. Een gebruiker is getagged in een bericht
De gebruiker is getagged in een groepsgesprek.
7. Een gebruiker is getagged in een bericht – Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld
Ontvanger is getagged in een groepsgesprek. De ontvanger heeft nog geen wachtwoord voor zijn KPN Zorg Messenger account ingesteld.
8. Een bericht is geliked
Een bericht van de ontvanger van deze notificatie is in een groepsgesprek geliked.
9. Er zijn nieuwe berichten in een groepsgesprek sinds het laatste bezoek
Er zijn nieuwe berichten beschikbaar in een groepsgesprek sinds het laatste bezoek. Met een interval kan aangegeven worden hoe vaak de ontvanger hiervan op de hoogte wil worden gesteld.
10. Er zijn nieuwe berichten in een groepsgesprek sinds het laatste bezoek – Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld
Er zijn nieuwe berichten beschikbaar in een groepsgesprek sinds laatste bezoek. Met een interval kan aangegeven worden hoe vaak de ontvanger hiervan op de hoogte wil worden gesteld. Ontvanger heeft geen wachtwoord ingesteld voor het KPN Zorg Messenger account.
Hybrid messaging
De hybrid-messaging functionaliteit biedt gebruikers de mogelijkheid om zowel via de chat in de Zorg Messenger te werken als vanuit het eigen mailprogramma. Onderstaande notificaties hebben betrekking op notificaties die samenhangen met het gebruik van hybrid messaging.
1. Welkom en een uitnodiging tot groepsgesprek
Ontvanger is uitgenodigd via e-mail voor een conversatie en heeft nog geen account in de KPN Zorg Messenger.
2. Welkom en een uitnodiging tot groepsgesprek – E-mailadres van gebruiker staat op de whitelist
Ontvanger is uitgenodigd via e-mail voor een conversatie en heeft nog geen account in de KPN Zorg Messenger. De ontvanger staat met domein op de whitelist van KPN Zorg Messenger.
3. Een gebruiker is uitgenodigd voor een groepsgesprek via email
De verzender heeft via de e-mail een conversatie in de KPN Zorg Messenger opgezet. De ontvanger van deze notificatie zit bij de ontvangers in de het originele e-mailbericht.
4. Een gebruiker is uitgenodigd voor een groepsgesprek via email – Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld
De verzender heeft via de e-mail een conversatie in de KPN Zorg Messenger opgezet. De ontvanger van deze notificatie zit bij de ontvangers in de het originele e-mailbericht. De ontvanger heeft geen wachtwoord ingesteld voor zijn KPN Zorg Messenger account.
5. Een gebruiker is uitgenodigd voor een groepsgesprek via email – E-mailadres van gebruiker staat op de whitelist
De verzender heeft via de e-mail een conversatie in de KPN Zorg Messenger opgezet. De ontvanger van deze notificatie staat met het domein op de whitelist in de KPN Zorg Messenger.
6. E-mail omgezet naar een groepsgesprek
Er is vanuit de e-mail een conversatie met minstens 1 onveilige ontvanger opgezet. De verzender krijgt hier een notificatie van.
7. E-mail omgezet naar een groepsgesprek – Account is aangemaakt voor de ontvanger
Er is vanuit de e-mail een conversatie met minstens 1 onveilige ontvanger opgezet. De verzender krijgt hier een notificatie van. De verzender had nog geen account op de KPN Zorg Messenger. Deze is automatisch aangemaakt.
8. E-mail omgezet naar een groepsgesprek – Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld
Er is vanuit de e-mail een conversatie met minstens 1 onveilige ontvanger opgezet. De verzender krijgt hier een notificatie van. Er bestaat al een account voor de gebruiker, maar er is hier nog geen wachtwoordvoor ingesteld.
9. Er zijn nieuwe berichten in een 1-op-1-e-mailgesprek
Er is een nieuw bericht in een 1-op-1 gesprek. Deze melding is een transcript en bevat dus de inhoud van het bericht.
10. Er zijn nieuwe berichten in een1-op-1-e-mailgesprek – Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld
Er is een nieuw bericht in een 1-op-1 gesprek. De ontvanger van dit transcript heeft nog geen wachtwoord ingesteld.
11. Er zijn nieuwe berichten in een groeps-e-mailgesprek
Er is een nieuw bericht in een groepsgesprek. Deze melding is een transcript en bevat dus de inhoud van het bericht.
12. Er zijn nieuwe berichten in een groeps-e-mailgesprek – Er wordt geen berichtenhistorie aan de mail toegevoegd
Er is een nieuw bericht in een groepsgesprek. Deze melding is een notificatie en bevat dus niet de inhoud van het bericht.
13. Er zijn nieuwe berichten in een groeps-e-mailgesprek – Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld
Er is een nieuw bericht in een groepsgesprek. Deze melding is een transcript en bevat dus de inhoud van het bericht. De ontvanger heeft geen wachtwoord ingesteld voor het KPN Zorg Messenger account.
14. Er zijn nieuwe berichten in een groeps-e-mailgesprek – Er wordt geen berichtenhistorie aan de mail toegevoegd, Ontvangende gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld
Er is een nieuw bericht in een groepsgesprek. Deze melding is een notificatie en bevat dus niet de inhoud van het bericht. De ontvanger heeft geen wachtwoord ingesteld voor het KPN Zorg Messenger account.
Transcripts
In het geval van het gebruik van de Zorg Messenger voornamelijk als veilige mail-oplossing is het zaak in ieder geval alle transcripten in te schakelen aangezien deze de daadwerkelijke inhoud van de berichten bevatten. Mocht de wachtwoordherinnering niet gewenst zijn dan is het aan te raden toch deze transcripts in te schakelen en de wachtwoordherinnering zelf in de editor te verwijderen. Dit in verband met het ontbreken van een fallback-mechanisme zoals beschreven.
Overige
Overige notificaties.
1. Link om wachtwoord te resetten
Een gebruiker die een wachtwoord-reset heeft aangevraagd, of waarvoor een wachtwoord-reset is aangevraagd, ontvangt deze notificatie met een link om het wachtwoord opnieuw in te stellen.
2. Nieuwe gebruiker te valideren door bedrijfsbeheerder
Er is een nieuwe gebruiker toegevoegd aan de reviewlijst van de eigen organisatie. De bedrijfsbeheerder krijgt deze notificatie om daar op de hoogte van gesteld te worden. De nieuwe gebruiker kan vervolgens door de bedrijfsbeheerder gevalideerd of geweigerd worden.
3. Foutmelding bij het voortzetten van een e-mailgesprek via de messenger
Algemeen notificatie voor foutmeldingen bij het voortzetten van een e-mailgesprek via de Messenger. In de notificatie zelf wordt de specifieke foutmelding weergegeven.