Het versturen van nieuwsbrieven is helaas tegenwoordig niet meer zo simpel als vroeger.
Even een mail opstellen aan alle contacten uit je adresboek, om al je patiënten of klanten in één keer te informeren over nieuwtjes of belangrijke wijzigingen, is om verschillende redenen helaas niet meer mogelijk.
Hieronder leggen we uit waarom dat niet meer kan, en wat voor alternatieven er zijn.
Waarom kunt u uw mailing niet via E-Zorg versturen?
Dat het versturen van nieuwsbrieven niet meer vanuit uw eigen mailprogramma kan, heeft te maken met SPAM overlast, phishing mails, virus dreiging en AVG regels.
Aangezien er tegenwoordig heel veel misbruik gemaakt wordt van mailverkeer, zijn mailhosting partijen genoodzaakt om steeds strenger te kijken naar de berichten; en zoveel mogelijk eruit te filteren wat op SPAM of virus activiteiten lijkt.
Spam, Phishing en ander e-mail misbruik.
Bij SPAM of ander mailmisbruik, probeert men altijd het bericht te doen voorkomen als een onschuldige nieuwsbrief van een bekend bedrijf of uw bank. Of men probeert u ervan te overtuigen dat u iets gewonnen heeft of even uw gegevens moet controleren, wachtwoord moet wijzigen, enz.
Daarbij wordt vaak gebruik gemaakt van linkjes naar websites, bijgevoegde bestandjes of actieve bericht inhoud, waar dan iets anders achter zit dan u denkt.
Bij Phishing (achterhalen van uw inloggegevens e.d. voor misbruik of diefstal) worden soms zelfs hele websites van banken gekopieerd, zodat u denkt dat u op de site van uw bank zit en daarop dus veilig kunt inloggen; terwijl u op dat moment in werkelijkheid uw inloggegevens aan een criminele partij weggeeft.
Dit soort berichten worden vaak met duizenden tegelijk verstuurd door zogenaamde spambots (virussen), vanaf een geïnfecteerde computer; zonder dat de eigenaar dat zelf in de gaten heeft.
Iemand ontvangt bijvoorbeeld een mail dat hij iets gewonnen heeft, en even op een link moet klikken om zijn prijs te claimen. Door op die link te klikken wordt ondertussen ongemerkt een Spambot op zijn computer geïnstalleerd. Men denkt vervolgens dat er niets aan de hand is als men de mail over de gewonnen prijs weg gooit.
Maar op de achtergrond gaat de Spambot ondertussen duizenden mails versturen naar nieuwe slachtoffers, totdat dit ontdekt en geblokkeerd wordt.
Controle op e-mail misbruik.
In de strijd tegen dit soort misbruik en diefstal van gegevens, is het van groot belang dat mailsystemen zoals die van E-Zorg heel streng controleren op het mailverkeer dat er binnenkomt, maar ook op wat er naar buiten gaat.
Het gaat dan vooral om deze punten:
- Berichten die afkomstig zijn van servers die op blacklists voorkomen
- Berichten met linkjes erin, die naar websites verwijzen
- Berichten met ‘actieve inhoud’ zoals invulformulieren
- Berichten met potentieel gevaarlijke bijlagen, zoals scriptjes of uitvoerbare (installatie-)bestanden
- Berichten die in grote aantallen verstuurd worden
- Berichten met bepaalde zinnen of woorden erin, die veel in SPAM berichten gebruikt worden (‘u bent de winnaar!’, ‘uw account is gehackt’, ‘uw wachtwoord verloopt’, ‘u ontvangt een nieuwe bankpas’)
Ook controleren de E-Zorg mailfilters op SPF. Dat is een techniek waarmee gecontroleerd kan worden of een bericht van een bepaalde afzender ook daadwerkelijk afkomstig is van de mailserver van die afzender.
Als u een bericht van uw bank ontvangt, met het verzoek om op de website in te loggen om een nieuwe bankpas aan te vragen, dan is het van groot belang dat dat bericht daadwerkelijk van de mailserver van uw bank komt; en niet van een onbekend buitenlands IP adres.
Verder is het zo, dat ons mailsysteem automatisch stopt met berichten van een bepaalde afzender verwerken als er ineens heel veel berichten tegelijk vanaf dat ene adres worden verzonden.
De AVG regels.
Wat tegenwoordig ook van groot belang is bij het opstellen en versturen van nieuwsbrieven, zijn de AVG regels die hierop van toepassing zijn.
Zo mogen bij een mailing uiteraard de andere ontvangers niet zichtbaar zijn voor iedereen, maar het moet wel duidelijk zijn dat het bericht van u afkomstig is.
Maar ook dient u toestemming te hebben van de ontvangers, om ze dergelijke berichten te mogen sturen.
Ook moet een mailing altijd voorzien zijn van een mogelijkheid voor de ontvangers om zich af te melden.
En er mag geen zogenaamde ‘clickbait’ in voorkomen; waarbij bijvoorbeeld wordt aangegeven dat men iets gewonnen heeft, terwijl dat niet zo is of men alleen kans maakt om iets te winnen.
Wat zijn de alternatieven?
Er zijn tegenwoordig verschillende bedrijven die, net als het hosten van websites, een maildienst aanbieden die u kunt gebruiken voor het versturen van nieuwsbrieven e.d.
Zij hebben mailsystemen die er beter op ingericht zijn om massa mailingen te verwerken, en kunnen u ook helpen met het opstellen van een efficiënte mailing die aan alle nodige beveiligings- en privacy regels voldoet.
Als u op Internet zoekt op de zoekterm ‘Nieuwsbrieven versturen’ dan vindt u verschillende resultaten van bedrijven die dit kunnen verzorgen.
NB. Bij het versturen van mailings via dergelijke gespecialiseerde systemen is het niet mogelijk om een @ezorg.nl adres als afzender in te stellen. Dat komt door de DMARC beveiliging; waarmee wordt voorkomen dat ons maildomein kan worden misbruikt door derden.
Bij zo’n mailing dient u dus als afzender een mailadres te gebruiken waar geen DMARC beveiliging voor geldt, bij voorkeur een eigen domein met uw bedrijfsnaam.